Når du skal booke konferansehotell er du kanskje mest opptatt av de store spørsmålene. Beliggenhet, ledig kapasitet, møtefasiliteter, pris og aktivitetstilbud er selvfølgelig viktig og ting du må skaffe rede på.
Men det kan hende at det er detaljene du ikke tenker på å spørre om som avgjør hvorvidt dere vil trives og om arrangementet oppleves som vellykket.
Er det andre større grupper på hotellet samtidig som dere? Snakk med hotellet om dette på forhånd og prøv å legge opp til en agenda som gjør at dine deltakere slipper kø ved innsjekking, trengsel under lunsjen eller at dere har pauser samtidig med den andre gruppen
Hvordan er det med kommunikasjon til og fra flyplass/jernbane? Dersom et større antall deltakere ankommer med buss 15 minutter etter at konferansen starter er det kanskje bedre å planlegge litt senere oppstart, både av hensyn til de som kommer sent og for å slippe uro og forstyrrelser for de øvrige deltakerne. Eller kanskje du skal organisere felles skyss fra flyplassen?
Kan dere få en fast kontaktperson/konferansevert under oppholdet som dere kan kontakte om det skulle oppstå spørsmål eller problemer slik at dere slipper å bruke tid på å lete etter tilgjengelig personale?
Dette er bare noen av mange små detaljer som kan være med på å avgjøre hvor vellykket arrangementet oppleves – både for deg som arrangør og for deltakerne dine.
For deg kan det være andre ting som vil være helt avgjørende, så ta deg god tid til å tenke gjennom arrangementet ditt steg for steg fra start til slutt. Se for deg hvordan du vil at det hele skal forløpe og ikke ta for gitt at hotellet har den samme oppfatningen som deg om hvordan ting bør være.
Snakk med dem om hver lille detalj underveis og få visshet om at alt faktisk er som du forventer!
